Bepaal zelf wat urgent en belangrijk is
Collega’s en klanten zijn vaak zo met hun eigen werk bezig dat zij vergeten dat anderen ook nog klussen te klaren hebben. Alles wat zij aan je delegeren/ vragen en dat zij nodig hebben voor de voortzetting van hun eigen werk, heeft voor hen de hoogste prioriteit. De druk die op je uitgeoefend wordt, kan je het gevoel geven dat alles even belangrijk is en dat alles tegelijk klaar moet zijn. Echter, niets is minder waar. Op de vraag “wat is time-mangement” is dan ook het antwoord: ook al lijkt alles even urgent en belangrijk, prioriteiten kunnen altijd worden gesteld. Sterker nog, doe je het niet dan verlies je al gauw het overzicht en loop je het risico geen enkele taak naar tevredenheid af te ronden.
Wat is timemanagement?
Op de vraag “wat is time-mangement” is het antwoord: geef aandacht aan de belangrijke zaken en doe deze als eerst. Het principe van time-management kun je dan ook voor zowel werk als privé inzetten. Hierbij zijn een tweetal uitgangspunten van persoonlijk leiderschap belangrijk:
- Neem de verantwoordelijk voor je leven en ben je bewust van jouw vermogen om te creëren.
- Benoem wat je werkelijk in het leven wilt bereiken. Wij zeggen ‘werkelijk’ omdat je daarmee terug gaat naar de vraag: als je over 25 jaar een persbericht in de krant over jouw leven leest, wat wil je dan teruglezen?
Door bovenstaande uitgangspunten ben je pro-actief en heb je een beeld van jouw unieke bijdrage die je kunt leveren. Met onderstaande twee vragen kom je in de doe modus om dit te bereiken:
- Noem 1 ding dat je kunt doen (en nu niet doet) dat een enorm positief effect op je leven heeft als je dat vaak kunt doen.
- Noem iets dergelijks wat jouw werk betreft.
Met de antwoorden op bovenstaande vragen gaan we terug naar ‘wat is time-management’ en wat kun je doen om jouw doelen te bereiken? Time-management is organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten.
Een model om je time-management te verbeteren
Eisenhower, de beroemde oud-president van de Verenigde Staten, heeft een model bedacht dat een goede hulp is bij het bepalen van wat wel en wat niet prioriteit heeft. Je kunt wat je wilt doen, wilt bereiken en wat je doet op elkaar afstemmen. Dit model kan je goed van pas komen in tijden van topdrukte, mits je er in je dagelijkse werk als vanzelfsprekend mee hebt leren werken. Verdeel je werkzaamheden in wat is belangrijk en wat is urgent met onderstaand model en probeer iedere dag weer zoveel als mogelijk werkzaamheden van kwadrant A en B uit te voeren.
Analyse tijdverspillers
Eigenlijk hebben we allemaal tijdverspillers. De vraag is alleen of ze onze productiviteit beïnvloeden en of we er last van hebben. Als je er last van hebt helpt het je te bekwamen in time-management en jouw tijdverspillers te analyseren. Tijdsverspillers kun je vinden in een aantal aandachtsgebieden. Bijvoorbeeld bij:
- Doelen stellen of prioriteiten stellen. Je bedenkt dan onvoldoende vooraf wat je doel is, waardoor je je richt op taken i.p.v. doelen. Je stelt geen prioriteiten.
- Een ander aandachtsgebied van timemanagement is plannen en organiseren. Je weet wat je moet gaan doen maar je pakt dit niet planmatig aan. Je hebt de neiging zonder planning te werken waardoor je vele dingen tegelijk doet.
- Ook in communicatie en samenwerken zien we regelmatig dat tijdsverspillers een rol spelen. Je maakt geen duidelijke afspraken, wordt veel gestoord door collega’s of overleggen en gesprekken duren vaak te lang en zijn niet effectief.
- Tot slot is het aandachtsgebied zelfmanagement erg belangrijk. Dit aandachtsgebied heeft vooral te maken met persoonlijke effectiviteit. Je hebt de neiging om van alles zelf te doen of je bent onvoldoende assertief ( durft geen nee te zeggen )en staat altijd klaar voor anderen. Je vertoont dan geen proactief maar reactief gedrag. Je hebt de neiging om je aandacht te veel te richten op zaken die je niet zelf kunt beïnvloeden.
De meeste mensen hebben zowel een aandachtsgebied waarin ze zich kunnen verbeteren als een aandachtsgebied waarin ze sterk ontwikkeld zijn. Om gebruik te maken van de sterke punten van jezelf en anderen, ga je bij collega’s tips vragen per aandachtsgebied. Dat noemen we de tijdwinners van time-management.
